Teknograd
Teknograd

Når IT-løsningene i bedriften fungerer, betyr det at alt er vel og at ledelse og IT-ansvarlige bare kan lene seg tilbake? Neppe! Hva om ansatte ikke synes det fungerer, de gidder bare ikke gi beskjed og finner sine egne veier? Hva om det finnes bedre løsninger som ville gi bedriften betydelig gevinst, både effektivitetsmessig og økt tilfredshet blant ansatte? Hvordan håndterer organisasjonen sikkerhetsbestemmelser og stadig nye trusselbilder?

IT bør generelt sett løftes opp på et riktig nivå. Riktig bruk av teknologi vil gi bedriften et konkurransefortrinn i tiden som kommer. Mange prosjekter man tradisjonelt sett tenker på som et IT-prosjekt, er egentlig ikke det. Det er ofte prosjekter eller endringer som handler om utvikling av organisasjonen. Det er heller ikke lenger slik at IT-prosjekter kun hører IT-avdelingen til. I dag er både markedsavdelingen, økonomi og HR eksempler på avdelinger som bruker IT.  Les mer om hvordan IT-sjefens rolle er i endring her.

La utviklingen skje innenfra

Utviklingen innen teknologi går som kjent i rekordfart. Vær fremoverlent, ta styringen!

Uansett hva svarene på vår innledning er, så vil vi i Teknograd gi et råd; La utviklingen skje også innenfra og involver brukerne av bedriftens IT-systemer! Erfaringer vi ser og hører hos våre kunder, viser at det gir økt tilfredshet blant ansatte og det gir bedre IT-løsninger på ”kjøpet”. Ikke bli overrasket om du også får gode tanker og nyttige ideer, –  til utvikling og i møte med den teknologiske virkeligheten.

Ved at grunnleggende behov innen IT dekkes, at det er kanaler for å bli hørt og involvert, vil  forståelsen for det arbeidet den IT-ansvarlige gjør og de krav som stilles fra ledelsens side økes. Det er brukerne som vet hva de trenger for å få gjort arbeidsoppgavene og det er her nye behov, ideer og tanker om forbedringer oppstår. Det handler ikke bare om å få ting til å fungere og gjøres sikkert, IT løftes opp til det det også er – ”verktøyet” og grunnlaget for vekst og utvikling.

Negativ ”kaffemaskinprat” tjener ingen

Når folk irriterer seg må de få rask tilbakemelding og hjelp, hvis ikke gidder de kanskje ikke si i fra neste gang eller det skapes misnøye. Gjør man ikke noe er det også fare for at såkalt ”skygge-IT” oppstår. Ansatte begynner å operere på egenhånd og finner egne løsninger (bruk av Dropbox og andre applikasjoner uten IT-sjefens viten og velsignelse er et slikt eksempel).

Både ledelsen og IT-ledelsen må være interessert i hvordan IT-hverdagen fungerer for de ansatte, fange opp signaler og gjøre noe med det. Har bedriften ingen IT-ledelse, så må toppledelsen ta dette ansvaret. Søk gjerne hjelp hos en god IT-partner. Last ned vår gratis guide til hva du kan forvente av en god IT-partner her.

guide

 

Selv om du har en service-/supporttjeneste hos en leverandør som fungerer – så bør du tenke i disse baner. Rett og slett fordi det sannsynligvis gir god gevinst. Et annet aspekt er sikkerhet og de truslene vi omgås i stadig større grad. Les mer om sikkerhet og holdninger hos ansatte her. 

Sett involvering i system og du vil oppleve en stor verdi i det

Her er noen erfaringer og tips vi ha plukket opp hos noen av våre kunder:

  • Opprett et forum, gjerne med godt kompetente personer som forstår behovene innen sitt fagfelt. Vi kan kalle dem superbrukere.
  • Hold tett kontakt med superbrukerne gjennom faste møter.
  • La superbrukerne holde brukerforum for de andre ansatte innen sitt fagfelt og gi dem ansvaret for tilbakemeldinger fra organisasjonen.
  • Gjennomfør brukerundersøkelser jevnlig. En undersøkelse vil blant annet gi viktig kunnskap om tilfredshet til bedriftens IT-systemer og samtidig være et styringsverktøy for hva som bør forbedres og om bruk er i hht hensikten.
  • Observer og delta i samtaler, -ved kaffemaskinen og andre steder folk samles.
  • IT-sjefen bør være synlig og ta runder rundt for å snakke med folk – fange opp signaler eller konkrete tilbakemeldinger. Når programvareoppdateringer skal gjøres, er det ekstra grunn til å være tilstede for å  hjelpe og observere.
  • Involver gjerne også IT-driftspartneren din, de høster som regel mye erfaring gjennom at de jobber med brukere.
  • Tenk over hvilken bedriftskultur dere har – innbyr den til dialog, ris og ros, lytting og involvering?

Litt mer konkret om superbrukere og brukerforum

teknogradSuperbrukere

En superbruker kan f.eks. være en person fra hvert fagområde i bedriften (økonomi, finans, marked mm). Det er superbrukerens oppgave å fange opp tilbakemeldinger fra sitt område.

De bør også være gode brukere av systemet de skal være representant for og de bør generelt være engasjerte og gjerne ville bli involvert. Ved behov eller de ønsker det bør de få mulighet til å perfeksjonere seg på systemet – send dem gjerne på kurs hos leverandøren. Dersom det er mulig er det lurt at superbrukeren er en annen person en han eller hun som ”eier” systemet.

Superbrukerne samles i faste møter, sammen med IT-sjefen – 3 til 4 ganger i året kan være bra. La gjerne formen være ledig og litt løs i kanten, men lurt å ha en agenda på si.  Ha som mål at både utfordringer, problemer og ros skal komme opp, og husk også å ha rom for kreativ tenking.

 Superbrukerne holder brukerforum

Hver superbruker skal holde brukerforum med ”sine” og samtidig være årvåken og samle IT-spørsmål som kommer opp i det daglige. Har man en bedriftskultur som  innbyr til  diskusjon, tilbakemeldinger og idéskaping, så kommer det gjerne verdifulle innspill også på avdelingsmøter.

* * *

La kilden til dårlig kaffemaskinprat over ting som ikke fungerer eller ting man ikke få lov til  bli en positiv kilde til bedriftens utvikling og effektivitet. Involver og skap gode rammer for tilbakemeldinger og idéskaping. Erfaringer våre kunder forteller om er at du får mye nyttig informasjon ved å snakke med og å involvere ansatte.  Som nevnt er dette også et bedriftskulturspørsmål og tar du tak i dette og gjør noen gode grep som vi har eksemplifisert over, så vil antakelig en god eller enda bedre kultur utvikle seg.

konsultasjon

2,022 total views, 1 views today